把時鐘放在醒目位置
停用便利貼
在工位外面掛個牌子這些在工作中看似小小的改變，實際上可以大大提高你的工作效率。
本書旨在提出3個疑問，“為什么你在做，你在做什么，你什么時候做？”經(jīng)過思考之后，你是主動對一整天碰到的每一個任務或活動進行選擇，還是一如既往墨守成規(guī)？你是每天在堆積如山的工作中掙扎，還是經(jīng)過合理判斷有選擇地做事？其實你越是不假思索步履匆匆，你就越不可能做合理判斷，對時間也就越發(fā)失去控制權(quán)。
時間管理大師肯尼斯?齊格勒還將告訴你，如何下載并使用“總清單”快速分清目標的先后次序、完成必須完成的工作、甚至為那些注定會摧毀你日程安排的干擾、緊急的電子郵件和計劃外會議事先計劃。這個新版本還探討了如何有效使用電子郵件移動設備和社交網(wǎng)站，將它們從時間的漏斗變?yōu)槊逼鋵嵉氖r法寶。
作者簡介：
肯尼斯·齊格勒（KennethZeigler）
領導力、時間管理、組織學和提高生產(chǎn)力方面的頂尖專家。
撰寫過大量有關這些主題的文章，并且首先發(fā)現(xiàn)了：問題不在于人們使用的系統(tǒng)，而在于他們的組織技巧。
肯曾在品食樂公司、休斯公司、桂格燕麥公司、美林集團和添惠公司擔任高級管理人員。
作為顧問，他的客戶包括赫茲汽車租賃公司、荷美爾食品公司、美聯(lián)儲、美國財政部貨幣監(jiān)理署和富達投資公司。
目錄：
引言：時間管理的第4個維度
第1章：快速前進，但迷失方向
第2章：掌控自己的每一天
第3章：使用總清單制定一個可行的計劃
第4章：組織和規(guī)劃高效的一天和一星期
第5章：分清工作的優(yōu)先次序并將你的優(yōu)先次序告訴同事
第6章：控制并有效使用電子郵件
第7章：規(guī)劃寫作和演講，取得立竿見影效果
第8章：組織并提高項目運作效率
第9章：有效地授權(quán)
第10章：規(guī)劃和執(zhí)行一個有效的會議
第11章：管理電話和干擾
第12章：制定一個簡單有效的歸檔系統(tǒng)
第13章：每天節(jié)約2小時
第14章：識別和管理拖沓引言：時間管理的第4個維度
第1章：快速前進，但迷失方向
第2章：掌控自己的每一天
第3章：使用總清單制定一個可行的計劃
第4章：組織和規(guī)劃高效的一天和一星期
第5章：分清工作的優(yōu)先次序并將你的優(yōu)先次序告訴同事
第6章：控制并有效使用電子郵件
第7章：規(guī)劃寫作和演講，取得立竿見影效果
第8章：組織并提高項目運作效率
第9章：有效地授權(quán)
第10章：規(guī)劃和執(zhí)行一個有效的會議
第11章：管理電話和干擾
第12章：制定一個簡單有效的歸檔系統(tǒng)
第13章：每天節(jié)約2小時
第14章：識別和管理拖沓
附件：時間管理行動計劃
第2章
掌控自己的每一天：
要當馬戲團團長而不是野獸
真正的繁榮產(chǎn)生于我們對自己和同伴恰當?shù)男湃巍?br/> ——本杰明?伯特（BenjaminBurt）人們的反應從沒有像今天這樣活躍。所有的溝通都在瞬間發(fā)生。雖然我們和對方（同事、朋友、老板、家人、客戶或顧客）的交往次數(shù)增多；然而一般人并不認為自己做的事比五年更多。
經(jīng)過十三年的研究，我發(fā)現(xiàn)即時溝通和更高的生產(chǎn)力之間并沒有很強的關聯(lián)性。實際上，電話或黑莓手機帶來的生產(chǎn)力的增加，常常被人性所抵消。人性適用的是后進先出原則。即便我們手中正做著更重要的事，只要一有新的刺激，我們就會停下來做出反應。這種反應讓我們一整天一直不停地從一個工作轉(zhuǎn)移到另一個。你是否也有過這樣的經(jīng)歷？
覺得自己一整天都忙得底朝天？
下班的時候已疲憊不堪？
看著自己該完成的工作清單，發(fā)現(xiàn)還有一大堆重要的活兒還沒干完？
回家的時候覺著很沮喪，沒什么成就感？
如果你最近有過這樣的經(jīng)歷，或甚至是每天都有這樣的經(jīng)歷，本章的內(nèi)容將非常適合你。讓我們看看有哪些方法，能夠幫助你重新掌控自己的每一天和每一個星期，讓你在下班時感到真正的滿足。你的選擇
過去，我常常抱怨我的同事、老板，并對每天或隔三差五發(fā)生的不對勁牢騷滿腹。后來我發(fā)現(xiàn)這么根本做于事無補。我還是每天工作到深夜，而且，最重要的是，每每得到晉升的都是我的同事，卻沒有我的份。
終于有一天，我意識到，我必須變得更積極主動一些。我對自己說，如果我自己不做出改進，什么也改變不了。我意識到我是有選擇的。為了讓那些老問題永遠消失，我必須提出長遠的解決方法，而不是哪疼醫(yī)哪。一個例子
以前，我的老板常常在快下班的時候（好像每天都是如此）就會走過來，給我一個項目。于是我只得熬夜干活。我想，該怎么辦呢？于是，我決定每天下午1點左右去一趟他的辦公室，看看有什么項目或任務需要我做。
一天，一件奇妙的事情發(fā)生了，下午1點老板走到我的辦公桌旁對我說，“在你干擾我之前，我想還是先把這個項目拿給你�！蔽一卮鸬�，“你一定不知道這對我意味著什么！”他望著我，一臉狐疑。他并不知道我已經(jīng)反向訓練了他做事的方法。
此外，我還會問問自己，當我在接連不斷地應付干擾、新要求和規(guī)定的截止日期時，當一有人讓我做這做那都滿口答應時，我真的是在告訴別人我很珍惜自己的時間嗎。最終，我想明白了為什么每到下班時手上剩下的總是自己的活兒。
最終馬戲團團長意識到是自己的行動導致他/她每天對自己的時間失去控制。這些壞習慣包括：
在每天開始工作前沒有一個切實可行的計劃（應付了事）。
上班后先和同事們聊上30到45分鐘（包括喝杯含咖啡因的飲料）。
打開收件箱，設法一一回復所有的電子郵件（不分優(yōu)先次序）。
把自己的郵件通知設置成開通狀態(tài)，一有新郵件，通知信息都會打斷自己的思路或干擾到自己當時正在做的事。
同時做兩種或四種工作或活動，感覺自己有注意力缺陷障礙（ADD）。因而，對每一種工作、活動或項目都無法集中注意力。
一整天都在不停地從一個工作突然轉(zhuǎn)移到另一個（“心臟病綜合癥”），打電話、收發(fā)電子郵件、然后是面談。當自己下班回家時，卻感覺一天下來一事無成，因為自己實際只完成了一點點任務、活動或項目。而且一整天似乎都情緒低迷、后勁不足。
一旦接到新要求，二話不說立刻答應下來。
猜測別人的意圖或需要。
把時間浪費在琢磨一些電子郵件和/或語音留言的意思上，措辭很蹩腳或說得太快，讓你沒聽清楚他們的電話號碼或意思，或是漏掉了某些重要的信息片段。
盲目快進，于是造成自己：
犯錯（自己需要改正）。
口頭和書面表達更加含混不清（導致出現(xiàn)更多的問題和誤解）。
很少提問題，即便自己并不清楚對方究竟需要什么。理解馬戲團團長的“觀念”
我比自己所想的要更有控制力。
如果我能積極采取行動，可以讓事情有更快地改進。
我需要的是長久之計而不是邦迪創(chuàng)可貼。
我需要的是堅持、耐心和冷靜。
無論發(fā)生什么都不能放棄（我要和它們耗到底�。�
我不想扮演“受害者”。沒有人喜歡一個牢騷大王或抱怨者。
我需要告訴別人，我有清楚的底線，而且很尊重自己的時間。
從這一點出發(fā)，把自己當作一個能主宰自己時間的人，游刃有余地控制著表演場上的野
獸（干擾、混亂和拖延等等），在混亂的場面中伺機占據(jù)主動、放慢節(jié)奏和實施紀律，游刃有余地掌控自己的時間。以下介紹一些馬戲團團長常用的策略，讓“新的你”有個良好的開端。馬戲團團長的策略
放慢節(jié)奏
你需要放慢節(jié)奏。你的節(jié)奏太快，為了完成一件事動用了大量電話、電子郵件和會議，相同的事在過去一次就能夠完成。雖然我們和對方的交往次數(shù)增多；然而一般人并不認為自己干的事比五年前更多。
你行動得越快：
就越感到不可控
錯誤犯得越多
口頭和書面表達越發(fā)含混不清
要完成一項活動或任務（比如電子郵件、電話或會議）所耗費的精力越多
同時做兩件以上的事的機率或本可以不發(fā)生的多任務工作的機率越大
馬戲團團長想：我怎么能只發(fā)一次電子郵件，只打一次電話和/或只開一次會，就能順利搞定所有事情？一天下來，你是愿意自己像一挺“機關槍”突突個不停，還是像一挺“強力來福槍”那樣一槍便命中目標？若想一次就把事情搞定，你需要做到：
拿起電話前先做計劃。
寫郵件前先做計劃。
開會前先準備/分發(fā)一份會議日程。盡可能推延刻不容緩的要求
馬戲團團長根據(jù)實際情況對要求進行判斷。首先閃入他腦海的是：我真地必須馬上完成這個要求嗎？這是因為你每天都在經(jīng)歷的、唯一的最為反生產(chǎn)的（counter-productive）事就是刻不容緩的事。刻不容緩的事讓你一整天不停地從一個工作轉(zhuǎn)移到另一個，卻一事無成。
馬戲團團長不但是一個很好的傾聽者還是一個很好的提問者，對于每一個外來要求，他都會判斷這個要求是否真地需要馬上完成。馬戲團團長不必說“不”，而是提出在不久之后一個更合理的時間，以便完成他/她手中的工作后處理這個新要求。馬戲團團長從而可以將這個要求同其他相同的要求（比如電子郵件、電話或拜訪）合并進行批量處理。
如果別人認為他們總可以在最后一刻找到你，不管要什么都能得到滿足，他們?yōu)槭裁催�要提前做計劃呢？如果他們認為你將會提供答案或滿足他們的要求，他們?yōu)槭裁催�要自己做呢？
一旦你有了第一次，一接到別人的要求就立刻答應下來，他們今后會怎么想？如果你偶爾推延他們的要求，他們或許會早一些將問題和/或要求提給你。將類似的任務或活動批量處理
為了能完成更多的工作，馬戲團團長每天都統(tǒng)一空出時間合并處理類似的任務，使得工作更加有序。這是第二種提高生產(chǎn)力的最有效的方法。
因為人性適用的是“后進先出”原則，馬戲團團長關閉了電子郵件的聲音通知，改為一個小時查收一次郵件，回復郵件的時間也盡量控制在10到15分鐘。由于你只是在做回復郵件一件事，基本上是重復性的活動，因此每封郵件花的時間會更少。只要你在固定的時間（比如一個小時一次）檢查電子郵件，你就是馬戲團團長。如果你的電子郵件“叮”響了，它就變成了馬戲團團長，因為人性迫使你不得不去回復。
對待電話也一樣。當你在做某些重要的工作時，把你的電話設成語音信箱。至少要安裝來電顯示功能，這樣你只需接聽重要的來電。一旦你完成了手頭的工作，就可以批量回復電話。由于你是在同一時間做相同的事，每個電話花的時間也將更少。
最后，去看看曾經(jīng)找過你的同事，回答他們的問題或提供他們所需的信息。
有了這一策略，你就不再一整天忙得像個心臟病人（電話、電子郵件、會見、電話、電子郵件、會見等等）。人性適用的是后進先出原則。不管后果怎樣，你都會停下手中的工作先回答新的要求。你是否曾在下班前瞧一眼自己的工作清單看看還剩多少沒完成，卻猛然發(fā)現(xiàn)是所有的工作？批量處理類似的任務將助你一臂之力。培訓同事
當今最重要的管理技能就是培訓能力。如果時間管理能像你提升自己那么簡單，那就太棒了。馬戲團團長很早就發(fā)現(xiàn)，只有他/她自己在時間管理上表現(xiàn)優(yōu)異是不夠的，他的同事依然在時間管理上一塌糊涂。我必須教會同事在給我寫電子郵件和留言的時候要簡明扼要。
當某人有問題找到你，你應該意識到這其實是次培訓機會。如果你立即回答或解決他們的問題，他們還會回來找你（通常是帶著同樣的問題）。訓練他們在提問題之前有所準備。讓他們對自己的工作或問題承擔起責任。要求他們：
說清楚他們的疑問或問題（可以選擇以書面的方式）
他們做了哪些努力
他們認為答案應該是什么
用你的回答現(xiàn)身說法，讓他們真正學會該如何做。下一次嘗試：
首先，你看看我怎么做。
其次，我看看你怎么做。
最后，你自己來做。
如果他們總能讓你來完成工作或回答問題，他們?yōu)槭裁催�要自己做呢？人喜歡學習新事物，節(jié)省時間（長遠的解決方法）的前提是先投入時間學習（培訓）。少建立關系
一個人一天最重要的一個時間段就是上班后的第一個小時。事實上，根據(jù)現(xiàn)在的情況來看，這一小時可能是你對一天的安排失去控制前僅有的最好的時間。如果你養(yǎng)成了一種習慣——一上班第一件事就是和同事聊上幾句，馬戲團團長建議，最適合聊天的時間應該是休息時間或是午餐時間。馬戲團團長深知，一天開始的第一小時是他僅有的最好的時間。他一上班先趕緊做些重要的工作，然后才是休息一下，為自己充充電。
馬戲團團長清楚，人際關系重在質(zhì)量，而不是數(shù)量。如果你每天抽時間分享和傾聽別人的故事對提高你的工作關系的質(zhì)量很有幫助。當你打算推遲到稍后時間建立關系時，一定要向?qū)Ψ浇忉屒宄愕拇_喜歡聽他們講故事，只不過你現(xiàn)在很忙沒辦法聚精會神地投入。商議和低許諾——高回報
馬戲團團長接到一個新要求后，他會設法找到最適合自己的時間當然也適合要求者的時間去完成。如果要求者需要我辦什么事，我會問，“我可以在下班前給你嗎？”我會盡力早些完成他們需要辦的事。把交工的預期設定在下班前，對方總是會因你提前交工而感到高興。請務必記下他們的要求，這樣你不會因為忘了按時交工而讓對方失望。馬戲團團長的話不會錯！
如果一有新要求來你就扔下自己手中的活兒，要求者是滿意了，可你對自己說不過去。兩者之間的理想狀態(tài)應該是50/50。雖然推延了他的要求，但你可以和后面的類似要求一同批量處理，提高了工作效率。每天或每星期變更你的語音問候語
馬戲團團長每天或每星期都會變更新的語音問候語，請來電者留下他們的姓名、電話號碼和來電事由，并告知自己回電的最佳時間。他/她解釋說，如果他們留下語音信息，他/她會更快回電話并提供他們需要的幫助或信息。這種策略還將大大降低電話量。如果不知道他們來電的目的，你如何能判斷回電的先后順序？
如果要求者繼續(xù)留下少得可憐的信息，馬戲團團長不必自己瞎琢磨。而是等待他們再次打過來。這叫做“強化”你的要求。當人們明白怎樣做對自己有利后，會愿意修正自己的行為。難道你想一整天抱個電話打個不停？
你必須以身作則。當你給別人留言時，必須留下你的姓名、電話號碼和事由，以及你希望對方回電的最佳時間。請記住，電話號碼要重復一遍，而且別說得太快。提高收件的質(zhì)量
你是否每天都會花時間試圖搞清楚收到的電子郵件的原因和意思？你是否收到過連主題都沒有的郵件？馬戲團團長學會了一件對自己百無一害的事，訓練別人如何給他寫郵件，從而節(jié)省自己閱讀和回復郵件的時間。要求他們：
在郵件的主題一欄寫明他們發(fā)郵件的原因。
在郵件的前三行寫明他們想要或需要辦的事。
郵件正文第一段的長度控制在2到3行，這樣信息就會在Outlook或LotusNotes的閱讀窗格（previewpane）中顯示出來。（向?qū)Ψ浇忉�，由于郵件太多，你不是每封郵件都會打開看。）根據(jù)郵件主題和第一段的內(nèi)容，你會判斷打開和回復郵件的先后順序。
在郵件的主題一欄寫明他們要求完成的截止日期（如果他們的要求有時限壓力），這樣你可以立即查看他們的要求。
使用項目符號或編號，而不是長長的句子和/或幾段話來表述一件以上的事情或問題，這樣可以盡早盡快得到回復。向他們解釋，這樣你可以節(jié)省時間，直接在每個編號或項目符號后寫明你的回答。
在他們郵件的末尾告知需要答復的最后期限和緣由（緊急程度和重要性），這樣你可以準確判斷他們要求的先后順序。向他們解釋，如果他們這么做，你會更快回復他們的郵件。如果他們繼續(xù)給你發(fā)糟糕的郵件，回復的時間還將更長。
你必須在給別人寫郵件時先這么做，對方才會以此效仿。下一次，當他們點擊“答復”鍵時，就會按照你的方式去做。
技巧：當我拿起電話前，也會用“PADD”模型（見第七章）先整理一下思路。這個模型能幫助你在開口或下筆前輕松快捷地整理思路，讓你的意思表達得更清楚更有條理。將要求轉(zhuǎn)給合適的人
你喜歡討好別人嗎？當馬戲團團長接到一個不屬于自己專業(yè)范疇的要求，他會將要求轉(zhuǎn)給合適的人。而不要自己就地充當專家。找合適的人回答或解決問題比你自己苦思冥想要快得多。提升溝通技能
馬戲團團長擁有超強的溝通技能。提高生產(chǎn)力的最快途徑之一就是表達明確詳盡。這樣不但能節(jié)省溝通雙方的時間，還能消除問題和誤解。
當你在寫郵件或做語音留言時表達得含糊些或許一開始會少花時間，然而從長遠看來會耗費你更多的時間。因此，你在打電話或?qū)戉]件之前，必須先做好計劃。做計劃總是會幫你節(jié)省時間。每次關注一件事——爭取完成
馬戲團團長是個“交通警察”，他每天引導經(jīng)過他辦公桌前的工作流。想想一個真的交通警察。他站在十字路口，示意一個方向駛來的車輛駛過路口，而另一個方向的車輛停在原地。
現(xiàn)在，想象一下你每天是什么樣子。你真地能做到指揮四個方向的車流嗎？一次指揮一個方向的車流會更有效。試著將100％的專注力和注意力投入到一個活動上。將在更短的時間內(nèi)完成任務，出錯的機率也將降低。在電話和電子郵件中任選一個，直到你完成后再開始另一個。
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