這是一本幫助上班族提高工作效率的整理術(shù)。本書一共分為八章，即從工作相關(guān)的八個方面——裝備、辦公室、時間、任務(wù)、信息、人脈、思維和情緒等方面詳細論述了整理術(shù)的方法和訣竅。這些整理術(shù)方便且實用，對于忙于工作的上班族來說，是提高工作效率，把握升職加薪機會的一大助力。
作者簡介：
吳宏彪
大學教師，資深企業(yè)管理顧問，培訓(xùn)師，北京博士德管理類顧問有限公司資深顧問。大學畢業(yè)分配至空軍，離開軍隊后先后任職于飛利浦等跨國企業(yè)，歷任各類中高級管理職務(wù)。為國家電網(wǎng)公司、中國移動、中國聯(lián)通、清華同方、建行、中行、工行、招行等許多大型企業(yè)和機構(gòu)做了上百場專業(yè)培訓(xùn)，是北京大學、清華大學、浙江大學等大學EMBA、MBA、總裁班等特聘教授，擔任國內(nèi)多家企業(yè)管理顧問。
目錄：
第一章 出門之前有準備——裝備整理術(shù) 第一節(jié) 整理衣物有順序，早晨醒來無煩惱 第二節(jié) 生活備品有計劃，一物多用不浪費 第三節(jié) 資料提前理一理，一天工作第一章出門之前有準備——裝備整理術(shù)第一節(jié)整理衣物有順序，早晨醒來無煩惱第二節(jié)生活備品有計劃，一物多用不浪費第三節(jié)資料提前理一理，一天工作有參考第四節(jié)出差用品有成套，緊急出差不慌亂第五節(jié)公文包里常檢查，保證只留必需品第六節(jié)莫在玄關(guān)堆雜物，簡裝出門一身輕第七節(jié)不管“需要”“不需要”，重在當場做決斷第八節(jié)對著鏡子自掃描，外在形象提精神第二章有條不紊高效率——辦公室整理術(shù)第一節(jié)莫讓找東西浪費你的生命第二節(jié)劃分區(qū)域，辦公桌有天地第三節(jié)分隔抽屜，充分利用空間第四節(jié)打印的紙質(zhì)資料要及時廢棄第五節(jié)培養(yǎng)習慣，使用后歸還原位第六節(jié)辦公桌要清理干凈再下班第七節(jié)堅決扔掉可能不再使用的東西第三章創(chuàng)造價值靠專注——時間整理術(shù)第一節(jié)列出時間軸，量化每一步第二節(jié)不妨計劃一些定期的工作第三節(jié)記錄下偶然進發(fā)的創(chuàng)意第四節(jié)把空閑時間利用起來第五節(jié)不要錯過高效工作的時間段第六節(jié)節(jié)假日的時間整理第七節(jié)把時間留給最重要的事第八節(jié)Hepmysef！戰(zhàn)勝拖延癥第四章先后排序需講究——任務(wù)整理術(shù)第一節(jié)工作布局：效率是整理出來的第二節(jié)排列有方：整理是一種工作流程設(shè)計第三節(jié)清單革命：如何應(yīng)付越來越復(fù)雜的工作第四節(jié)重點擊破：為關(guān)鍵步驟標上記號第五節(jié)日事日清：莫讓工作任務(wù)不斷堆積第六節(jié)按部就班：減少“意外”的特殊情況第七節(jié)持續(xù)改善：用0uTOOK設(shè)定一些定期工作任務(wù)第五章分門別類靠設(shè)備——信息整理術(shù)第一節(jié)你的電腦桌面有多少文件第二節(jié)郵箱滿了？郵件只讀一遍就回復(fù)第三節(jié)合理規(guī)劃電腦文件結(jié)構(gòu)第四節(jié)你的文件名有固定格式和規(guī)律嗎？第五節(jié)版本太多？習慣保留最終版本第六節(jié)及時整理，不讓信息成為占用空間的垃圾第七節(jié)處理完文件要及時歸檔第八節(jié)書讀完就忘？做好摘錄和讀書筆記第九節(jié)報刊越堆越多？剪下有用的內(nèi)容第十節(jié)提升信息層次，減少信息包袱第六章人際交往懂規(guī)則——人脈整理術(shù)第一節(jié)一堆名片≠一堆人脈第二節(jié)給名片標上關(guān)鍵信息第三節(jié)新收名片，當天錄人第四節(jié)利用EXCEl分類和分級第五節(jié)制作富有個性的個人名片第六節(jié)做一份定期溝通表第七節(jié)積極把自己的朋友介紹給別人第八節(jié)高效交際：合理拒絕不必要的聚會第七章思路清晰有捷徑——思維整理術(shù)第一節(jié)按金字塔原理寫文件第二節(jié)思考，就是分割與組合信息第三節(jié)睡眠中也能工作第四節(jié)輸出信息時要集中精力第五節(jié)休閑時間也能整理思維89第六節(jié)一件一件把事情確定第七節(jié)Takeiteasy！越簡單越好第八節(jié)適時“清空大腦”第八章喜怒哀樂可管理——情緒整理術(shù)第一節(jié)為什么快樂總是轉(zhuǎn)瞬即逝？第二節(jié)及時減壓，工作再忙也要透透氣第三節(jié)重新審視那些困擾著你的事第四節(jié)走出心靈的地獄，打開嫉妒的心結(jié)第五節(jié)用平和的心態(tài)看待得失第六節(jié)把標準放低些，讓生活簡單化第七節(jié)不能改變環(huán)境，就去努力適應(yīng)上班一直就是一樁苦差事，總有忙不完的工作，《超級工作整理術(shù)》介紹的方法都很簡單實用，把我從工作里解放出來。
——天涯書友“人間真美好”
現(xiàn)在的上班族每天都很忙，但只有一小部分人能高效完成工作、利用業(yè)余時間享受生活，剩下的多數(shù)人成了工作的奴隸�！冻壒ぷ髡硇g(shù)》介紹的辦公室整理術(shù)、任務(wù)整理術(shù)、人脈整理術(shù)和情緒整理術(shù)能讓工作更有條理、提高工作效率，推薦大家閱讀。
——百度貼吧書友“騎著蝸牛上高速”連載一 資料提前理一理，一天工作有參考
古希臘哲人蘇格拉底說過：“沒有經(jīng)過考驗的人生是一文不值的。同樣，沒有做前期準備的工作是不會一帆風順的�！�
不管做什么事情，只有事先做好相關(guān)的準備工作，才不至于手忙腳亂，才能確保事情的圓滿完成。
我從小就被媽媽反復(fù)叮嚀：睡覺前想想明天要做的事情—上哪一門課，需要準備什么課本和資料……這些簡單但又質(zhì)樸的道理，其實已經(jīng)深含了人類的智慧。
在工作中也是如此，有了前一天的短短幾分鐘的準備，你就能對第二天的工作有充分的認識。在這樣的過程中，我們能夠?qū)W會判斷，第二天哪件事最重要，哪件事是應(yīng)該最先做的。那么，當?shù)诙煸绯康年柟庹者M房間，我們就能夠輕松舒暢地起來，擁抱有計劃有想法的美好新一天了。
時間已經(jīng)來到清晨，這是一天中最好的時光，天蒙蒙亮，空氣中似乎飄動著一層薄紗，空氣也格外清新。這個時候，大家一般會做什么呢？
有人說，他每天早上都會在自己喜歡的舒緩的音樂聲中清醒，把一切打點好之后，來到書桌前，把前一天晚上貼的寫著今天要做的工作的便箋紙重新整理一遍，比如把重要的工作標上三角標記，不必再做的畫個大叉；接著根據(jù)時間長度和與其他人合作的情況，排個先后順序……
其他人看到這種做法大呼：啊，我怎么完全不一樣呢？我每天早上能趕著不遲到就不錯了，哪能做這么多事情呢？
我一聽就笑了，然后假裝嚴肅地和他說：朋友，你先學會怎么起床吧。
一日之計在于晨。早晨是否能在愉快中醒過來，對這一天的工作效率有決定性的影響。當然，當前很多年輕人都沒有這樣的習慣，其實，這也沒什么問題，我相信等教訓(xùn)漸漸多起來，或者當身邊人發(fā)展得越來越好，與自己拉開距離的時候，他們就能知道早起的重要性。
早晨起床后時間很緊張的人，可以通過上面介紹的方式來使自己更暢快地醒來，當然，這是需要一點“狠”勁的，不然就變成了三分鐘熱度，難以持久。
此外，我們也可以做些簡單的運動讓自己精神起來，比如：在床上轉(zhuǎn)動腳腕，順時針10下，逆時針10下，然后練習幾遍手指操，這樣能讓大腦變得清醒起來；起床后，先別在沙發(fā)上坐下，而是直接到衛(wèi)生間，用冷水洗臉，既能增強身體的抵抗力，又能使頭腦更加清醒；接下來，如果還有倦意，不妨再做一點伸展運動—中學時的早操還記得多少？也做一會兒吧，這樣能讓注意力更集中。
有一點一定要記住，就是不要花3分鐘以上的時間用于等待，更不能賴床，超過3分鐘的話，接下來的時間很容易拖延，進而一整天可能都會在拖延中度過。
早上是最佳的整理資料、列工作計劃的時間。提前把資料理一理，一天的工作都會變得輕松起來。
相反，事前準備不充分，事后就會麻煩多多。前一天少花幾分鐘時間做準備工作，可能會導(dǎo)致你第二天忙而無序，比如可能會導(dǎo)致你在第二天的談判中陷入不利的局面。
做任何事情，都要提前做好充分的準備。要想把第二天的工作做好，最好在每天下班前或者睡覺前，用幾分鐘的時間制訂出第二天的工作計劃。
職場中人可能都有過這樣的體驗：每當早上踏進辦公室的那一刻，無形的壓力就跟著來了，毫無準備的你有可能就會覺得煩躁起來。而如果前一天晚上就把第二天要做的事準備好，而且早上還把一天的時間安排好，這樣就會輕松得多。
所有成功的人，都是凡事有準備的人，而早晨的時間是一天中精力最充沛、注意力最集中的時間，一定要利用好這段時間。以下是我收集的一些利用早晨的方式建議：
早上可以做的事情
★利用早晨的時間完成一天工作的排序，在當天的列表中，選出一兩件最重要的事情，一上班就開始做去。
★定一個寫作計劃，每天早上用半小時來寫。因為寫作是一個很好的梳理知識、思考分析的機會，而且這個時候是捕捉良好靈感的關(guān)鍵時間。
★是不是一直覺得自己的外語水平需要提高，但是沒時間學習？那就利用好早上吧，每天早上學半小時的外語。
★背誦和誦讀經(jīng)典著作。
★寫晨間日記：記錄昨天的事項，花幾分鐘做個總結(jié)。
★你的夢想是什么？做個計劃，每天清晨花上30分鐘去實現(xiàn)它吧。
早上不要做的事情
★不要看新聞，千萬不要把時間花在看各種無關(guān)的新聞上。95%的新聞對你沒有任何價值。
★更重要的是，千萬不要打開電視，看電視容易使人分散注意力。
★不要急于回復(fù)郵件，因為這是無法把控的時間，把早晨的時間空出來做更多能提高效率的事情。
★不要打開微博和即時通訊工具，在線聊天是最浪費時間的行為，而且還是這么寶貴的早上。
連載二 公文包里常檢查，保證只留必需品
我們常說，包中物品反映主人的性格。這句話一點不假。
平時的“隨身包”是一個人家和房間的縮影，而工作中常用的公文包，則是一個人工作環(huán)境和工作態(tài)度的縮影。
家里干凈整潔、辦公環(huán)境有條理、工作高效的人，其公文包一定也會整理得整潔而有條理。
前些天，一家出版商的發(fā)行負責人宋先生應(yīng)約前來，就一些合作事項進行細談，當洽談進行得順順利利，雙方即將約定下一步工作開展計劃時，宋先生開始在他的包里找筆記本，以記錄一些重要的談話內(nèi)容。然而，宋先生的額頭很快滲出了汗水，因為他把包翻了好幾遍，也沒找出筆記本或者一張白紙來。
這一細節(jié)雖然沒有影響雙方合作的大局，但還是給我和我的朋友留下了不好的印象：這么重要的合作，要是交到一個做事不細心、沒有計劃也沒有條理的人手里，難免會出一些問題。
親愛的讀者朋友，你多長時間整理一次你的公文包？不要不以為然，小處見真章，細節(jié)決定成敗。善于整理的人，平時攜帶的東西會非常精簡，而且不會出現(xiàn)關(guān)鍵時刻找不到東西的尷尬。他們有極強的“預(yù)測”能力，知道未來一天會出現(xiàn)什么問題，并提前把需要的資料、材料準備好，并整齊地放在公文包里面。
當然，這種“預(yù)測”能力并非天生的超能力，而是在生活、工作中形成的提前準備和整理的習慣。
與面對突然出差時的淡定類似，在平日的工作和商務(wù)活動中，王森的表現(xiàn)也是輕松自如�！敖裉煲侥彻菊剺I(yè)務(wù)，你把相關(guān)資料都帶上吧，包括項目方案、框架協(xié)議、公司宣傳冊、U盤……對了，天氣預(yù)報說今天傍晚市區(qū)東南部有雨，把傘也帶上吧�！背鲩T前，王森不忘叮囑同去的同事。
這樣的周到考慮與充分準備，得益于整理的思維和習慣。每到一個地方，每開始一項工作，每一次與人交談，都要提前做好充分的準備。而與我們商務(wù)人士形影不離的公文包，就是一個非常重要的“百寶箱”。我們既要帶齊所需的資料，又要使其最小化、最簡化，并保持整潔。
善于整理的人總是輕松地帶上一個輕便的公文包，里面的物品齊全，而往往只帶一兩本資料；不善于整理的人，可能帶了好幾本資料，但有的資料在需要時卻找不出來。
和出差的準備一樣，我們需要把每天的工作都當成出差，并以此每天整理你的公文包。這可能只花不到一分鐘的時間，但是能夠在減輕負擔的前提下，使你做好每天工作的資料準備。
公文包整理的第一大原則，就是不要把與工作無關(guān)的東西放進去。
所以，我們要定期清理公文包和錢包，取出一些非必需品的東西，比如出租車票、一些硬幣、沒有喝完的礦泉水、購物小票等，這些物件會在不經(jīng)意間在我們的公文包里聚集，直到你有一天突然發(fā)現(xiàn)，包里全是這樣的物件。除了公文包之外，我們的衣服口袋也要定期清理。我的衣服口袋里幾乎不放任何東西，因為這很容易就會因為忘了取出而被放進洗衣機�？傊�，一切必要之物，都放置于公文包中。
而對于公文包中的必須攜帶的東西，我都會在前一天完全地準備好。比如簽字筆、銀行卡、工作證、紙巾、小筆記本、名片夾、手機備用電池等。
每個周末，都要檢查一次公文包，看看是否有不會再使用的東西，一律清出來。同時，根據(jù)當前的使用需要，優(yōu)化包里面的擺放格局：常用的物件放到比較容易打開的夾中，最重要的是使里面擺放的物品一目了然，確保自己對每一件物品的存放地方都熟悉，做到能在“第一時間”找到。
這樣，你的商務(wù)活動就會變得更加輕松自如，談判也會顯得更加自信。你的整理使你更有條理、更從容地面對工作和生活。
連載三 莫讓找東西浪費你的生命
周一早上，秀麗高高興興地來到辦公室準備開始一天的工作，剛坐到辦公桌前，她無奈地搖了搖頭，那些書籍、文件在辦公桌上堆得像小山一樣，筆、紙巾等，擺得到處都是。拉開抽屜，又是凌亂不堪，真是無處下手，好心情頓時一掃而光。
“秀麗，請把上周五統(tǒng)計好的報表給我一下！”主管喊道。秀麗趕忙開始找文件：“咦？明明記得周五下班時放在桌子上的啊，怎么沒有了呢？”半小時過去了，桌子、抽屜都翻遍了，文件還是沒有蹤跡。有可能是在之前收拾的時候放在最底下了，秀麗開始小心地抽取文件堆中最下面的那份，不想，那一疊文件突然像“雪崩”一樣，倒向了旁邊的辦公桌……看著同事憤怒的表情，秀麗尷尬又抱歉。好不容易抽到下面的文件，結(jié)果卻不是。一小時過去了，秀麗終于在抽屜里翻到了報表，趕緊給主管送了過去。
忙活了半天，回來坐到桌子前，秀麗想沖杯咖啡提提神，卻怎么也想不起咖啡粉放在哪里了，于是，又是一通亂翻……
秀麗的情況你遇到過嗎？領(lǐng)導(dǎo)讓找點資料，望眼欲穿，累得手腳麻木，就是沒有半點眉目；為了一張工作照片翻箱倒柜就是一無所獲；會議馬上開始了，文件卻不翼而飛；上班要遲到了，偏偏就是找不到車鑰匙……當需要一件東西時，它總是不合時宜地和你玩“躲貓貓”，每天都會因為找東西而浪費很長的時間，甚至影響到工作。
據(jù)統(tǒng)計，一個現(xiàn)代的普通職場人士，平均每天都會收到190種信息，這樣算起來，他一年花在找東西上的時間大約就是150個小時。如果說，我們每天要工作8小時的話，150除以8等于18.75，即我們一年中有將近19天的工作時間是浪費在了找東西上面。
魯迅先生說：“節(jié)省時間，也就是使一個人的有限生命更加有效，也就等于延長了人的生命�！笔沁@樣的，試想，如果把這些時間充分利用，而不是浪費在找東西上面，那么，我們還可以在有限的生命里，再多做多少事情？
桌子上的資料如果不及時整理，事情、物品就會越積越多，時間長了，就很難再下手整理，一旦需要用的時候，就會手忙腳亂，不僅工作無法進行，還可能導(dǎo)致出現(xiàn)錯誤。所以，要從小事、小物品開始，學會整理，不要把時間浪費在找東西上。
那么，究竟是哪些不良的習慣，導(dǎo)致我們把時間浪費在找東西上了呢？桌面亂七八糟，沒有條理，雖然是件小事，但就是這種不經(jīng)意的小事往往可能影響到大事。如果我們能夠保持桌面有條不紊、秩序井然，將各類文件、書籍分門別類地存放，相信你的工作效率會大大提高。找一份資料雖然耗費不了太長的時間，可是積少成多，日積月累下來，也是不短的時間了。如何才能有效地管理我們的文件、物品，減少找東西的時間呢？下面為大家提供幾個小方法：
首先，關(guān)于日常用品的擺放，要各歸其位。比如錢包、身份證、車鑰匙等，一定要擺在恰當?shù)奈恢�。剛開始這樣做的時候，可能會顯得很繁瑣，但是久而久之，養(yǎng)成習慣后，就不會再滿世界亂翻亂找了，你會發(fā)現(xiàn)，這項工作可以為你節(jié)省大量的時間。
其次，辦公資料一定要分類。電腦中的各種資料、表格要定期整理、備份，可以按用途、時間進行分類，定時刪除一些沒用的資料，這樣，當你需要的時候，搜索起來就十分方便，一目了然。對于那些書面的資料，也可以運用檔案盒、文件夾等歸檔，當需要查找資料時，檢索
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就可以了。而那些十分重要緊急的資料可以進行標記，一旦需要，可以立馬抽出，這樣可以最大限度地提高工作效率。
連載四 列出時間軸，量化每一步
空間的整理比較好理解，那么時間的整理該如何開始呢？
時間整理的第一步，就是把時間量化，并以可視化的形式表現(xiàn)出來。當前市面的各種日志、日程表軟件，其實就是將時間量化并進行管理的工具。
利用這些工具，我們可以檢查我們的時間利用情況（主要是看浪費情況），并調(diào)整工作方式或改善時間的管理，提高時間的利用率。
工具不能替代觀念
當然，時代在進步，我剛工作時使用的在本子上畫格子的方式估計已經(jīng)沒有人在用了，現(xiàn)在不但有各種工具，連手機也有這樣的功能和工具，而且，手機和電腦還能同步，通過這些工具，我們不用再擔心重要的工作會被忘記，或者無法把控其中的重要節(jié)點了。
不過，工具歸工具，理念歸理念，習慣歸習慣。我同樣可以舉反例：現(xiàn)在工具更方便了，但是我們現(xiàn)代人對時間的利用，并不見得比此前的人們好多少。這說明什么問題呢？
所以，我更愿從基礎(chǔ)說起—什么是時間的整理。和空間的整理一樣，時間的整理就是把我們的時間分類，然后安排進相適應(yīng)的內(nèi)容。
好了，為了更形象說明這個問題，我們先來做一項簡單的工作：列出時間軸。
就像日程表里的格式一樣，我們把一天、一周、一個月的時間畫成一個線段，然后分區(qū)，然后為各個分區(qū)命名、寫備注……聰明的讀者，你應(yīng)該明白這是怎樣一個過程了吧。
那么接下來呢？通過上面的過程，我們的時間已經(jīng)量化，并且一目了然，可以以圖形的方式來計劃和安排了。
時間的可視化管理
時間整理術(shù)就是在這個基礎(chǔ)上，進行針對時間的可視化管理。
比如，我們可以把某一天的上午9：00—10：00，以及下午的14：00—15：00統(tǒng)一命名為“關(guān)鍵時間”，可以安排一些會議或者報告寫作的工作；當然，我們也可以根據(jù)自己的實際情況安排其他的工作。我這樣舉例的目的，就是告訴你，任意的時間段都可以這樣方便地量化、分類并重新分割和組合使用。
這是時間整理的基礎(chǔ)，建立了這樣的模型后，我們再來看時間是如何被利用以及如何被浪費的。
首先，利用日程表記錄下你一天的工作內(nèi)容，僅需嘗試一天，你會立即對你的時間到底去了哪里有了不可思議的洞察。一天結(jié)束后，把這些時間段分類記錄到綜合類別中，然后找出你在每類活動中耗費時間的百分比。假如想把這事做徹底，可以持續(xù)做上一周，再計算你在每類活動中耗費的時間占總時間的百分比。
于是，你可能會驚訝地發(fā)現(xiàn)，你花在那些自認為是實質(zhì)性工作的活動上的時間只占了工作總時間的一小部分。我第一次這樣做時，發(fā)現(xiàn)我一周在辦公室花費了約60個小時，卻只完成了15個小時的實質(zhì)性工作。
另外45個小時到哪去了？我的日程表清楚地顯示出時間在我無意識的狀態(tài)中流失—過分頻繁地檢查郵件、在那些實際上沒有必要的事情上苛求完美，以及通讀新聞、就餐時間過長、被其實可預(yù)防的干擾打斷等。
這一結(jié)果令我感覺很不可思議，從那時起，我就開始研究如何提高時間的利用率，因為我深知，時間是我們最寶貴的資源。
堅持養(yǎng)成時間整理的習慣
工具終歸是工具，其本身不能使人提高效率，其作用就是讓你更真實地了解時間的利用狀況，并通過工具來調(diào)整時間的使用方式。這終歸是觀念和習慣在起作用。
使用日程表是確保生產(chǎn)率最佳而不必增加工作時間的明智選擇。不過，日程表必須定期使用，才能產(chǎn)生這些優(yōu)勢。通過日程表的記錄和檢查，我開始減少在事務(wù)性工作環(huán)節(jié)中所浪費的時間。又經(jīng)過一段時間的努力，我的工作效率提高了80%，而同時我的工作狀態(tài)反而變得更輕松自如�，F(xiàn)在，每天晚上，我還能空出時間來閱讀以及整理稿子。
列出時間軸，是量化時間的第一步。通過把時間分段、歸類并可視化管理，我們可以更形象地認知時間的構(gòu)成和利用狀況，這樣，時間也可以像空間一樣被便捷地整理。
連載五 把時間留給最重要的事
時間是我們最寶貴的資源
新時代的職場競爭比的是什么？
人脈、信息、資金、技能……
似乎是這樣，然而現(xiàn)實告訴我：很多在職場中的成功人士，靠的并不是這些；而有的人即便擁有以上優(yōu)勢，發(fā)展并不一定順利。
因為，在這些資源之外，還有一種很容易被忽略的資源，這就是時間。
時間對于每個人來說都是公平的。但是，有的人覺得時間綽綽有余，而有的人卻總是疲于奔命。只要利用得好，在同樣的時間內(nèi)，你可以創(chuàng)造出幾倍于其他人的價值。
但是，由于每個人對時間的使用方式千差萬別，帶來的結(jié)果也就不盡相同。怎樣使用時間，是人與人發(fā)展走向不同的根源所在。和其他的資源一樣，對于時間，有的人將它浪費掉，而有的人將它用于投資。
在現(xiàn)代生活中，我們的時間被分割成大量的碎片，這給我們應(yīng)用時間資源帶來了更大的障礙，所以，我們更需要掌握整理術(shù)，特別是時間的整理術(shù)。其實，時間的整理很簡單—清晰地寫下你生命中最想要的是什么，然后通過清單和列表理清思路，讓自己處于正確的軌道上。
有些事情是不必做的
如何節(jié)省出時間來做重要的事情？這個問題很有趣，因為答案很簡單—把工作清單上不必做的事情去掉。又或者，我們干脆列一份“不必做的事情清單”。我有一個商界朋友，在聽取了這個建議后，就很狂熱地一直堅持這樣做，現(xiàn)在他發(fā)展得很好。
讓我們看看哪些事情可以放到“不必做的事情清單”中：開信箱、回電話、上網(wǎng)、看報紙、看電視、打游戲、打一通超過5分鐘的電話、參加超過1小時的會議、寫一份3000字的工作總結(jié)……
這個清單中，有的事項我們可以很容易地放棄掉，但是，也有一些看起來很重要的事項，對于這些問題，你需要問的是：是否有其他人能夠為我做這件事情？又或者，這件事真的需要完成嗎？比如會議，是否需要全程參加完，能不能只參加其中需要我參加的環(huán)節(jié)？
培養(yǎng)一些良好的習慣
李然在北京某商場做總經(jīng)理，財務(wù)出身的她同時擁有美好的家庭和幸福的事業(yè)，這讓朋友們羨慕不已。
熟悉她的朋友都知道，她每天都會做完所有的家務(wù)才睡覺，不僅要全屋吸塵，倒空所有的垃圾桶，還要把房屋的每個角落都來個大掃除。即便結(jié)婚以后，她仍然保持著這樣的習慣。
除此之外，她很少上網(wǎng)聊天，信息來源主要靠專業(yè)書籍和雜志，所以，她的另一個習慣，就是每天晚上睡前必看半小時雜志，而每天早上起來看半小時的書，這樣下來，她每月能閱讀4本書和10本雜志！
有朋友曾經(jīng)問她：“這樣的習慣就不怕給家庭生活帶來干擾嗎？”她說：“正好相反，這樣的習慣可以使我抽出更多的時間去關(guān)注家人，與家人一起做飯、交談，每周我們都有共同的活動。因為即使不這么安排，時間也許也會浪費在上網(wǎng)看新聞、看電視劇上。而干凈整潔的家，就是我們培養(yǎng)感情的美好環(huán)境�！�
更重要的是，李然保持這些習慣的根本原因并不在于確保房屋干凈和自身提升，這只是她證明自己認真面對生活的一種方式。
整理術(shù)應(yīng)用的好壞，也在于“認真”二字，而認真的表現(xiàn)，就是從這些普通良好的習慣做起。當良好的習慣養(yǎng)成，我們將發(fā)現(xiàn)整個工作和生活的狀態(tài)發(fā)生了大變化，而且，也能安排出更多的時間來做重要的事情，而這些習慣，能讓我們判斷什么是最重要的事情，并決定只做最重要的事情。
連載六 工作布局：效率是整理出來的
在辦公室中，經(jīng)常會聽到一種抱怨：“只要我有更多的時間，我就會……”我們傾力追求的，不外乎事業(yè)、家庭、金錢、假期、愛好、教育等，那么，如何才能把各方面都照顧到呢？很多人的回答是：“我需要更多的時間！”
前面一章已經(jīng)論述過，不管我們從事什么工作，時間都是我們最重要的資源，當面臨工作與生活中的一切，比如我們的計劃、鋪排的對象等，我們就不得不意識到一個嚴峻的事實：我們到底有多少時間可以閑置或浪費？我們該如何提高自己的效率？
與空間及時間的整理一樣，利用整理術(shù)，我們可以把工作的內(nèi)容也整理出來。只有這樣，才能不讓自己卷入忙碌的工作，而是成為一個積極工作、快樂生活的主導(dǎo)者。
所以，當面對大量的工作時，我們需要為即將要做的工作做好計劃，而從整理術(shù)的角度看，這種任務(wù)的計劃，其實就是一種布局。比如，把重要、緊急的工作放在這一部分，次要的、不緊急的放在那一部分；創(chuàng)造性的工作內(nèi)容應(yīng)當如何分配，而協(xié)同性的工作，又應(yīng)當如何安排？
在做工作計劃之前，首先將任務(wù)分類，像整理辦公桌面一樣，規(guī)定好各個區(qū)域后將物品分類擺放，工作和任務(wù)也應(yīng)分類，從大的特征來劃分，日常工作可以分為操作類和思考類兩大類，根據(jù)這不同的分類，可以給不同的時間段安排不同種類的工作。
至于如何劃分時間段，這沒有定論，根據(jù)自己的工作特點劃分即可，比如有的人上午比較容易集中精力，那就盡量把思考類的工作放在上午；而有的人整個白天都不容易集中精力，那么就可以把思考類的工作放在晚上，白天主要從事操作類的工作。
要提高工作效率，我們就要按照時間的階段特征來布置工作的內(nèi)容。
志翔在某4A廣告公司工作已兩年，在這兩年的時間里，他幾乎天天加班，甚至都沒回家過年。作為一名積極向上的好員工，他在公司受到了大家的尊敬，但是，當他的主管往上晉升，在志翔看來接任者非他莫屬的時候，新的主管卻出現(xiàn)了—與他同時進公司的曉宇搶了先機，因為在兩個人各方面條件都差不多的情況下，曉宇讀了一個知名大學的整合營銷課程。
對此，志翔既苦惱又不解，同樣在高強度的工作壓力之下，每年都回兩次家的曉宇是如何在保證自己工作的同時，還能讀下一個業(yè)余進修課程呢？
后來，志翔找到我，我問了他三個問題：“工作之余，你有沒有給家庭留時間？有沒有給健康留時間？有沒有給學習留時間？”
志翔抱怨說：“我已經(jīng)把所有的時間投到工作中了，哪里還能有時間關(guān)注這些方面的事情？”
志翔的狀況也代表了相當一部分職場中的年輕人的狀況，他的問題就在于沒有對工作任務(wù)進行布局，如果所有的時間段都留給一類任務(wù)，工作效率其實是不升反降的。這就好比把一類型的物品撒滿桌面，我們找這一類物品時也許容易了一些，但整體工作效率一定下降，因為其他類型的物品就看不到了。
任務(wù)的安排也是這樣，我們不能只為一類任務(wù)安排時間，這樣人很容易因為重復(fù)、反復(fù)而且相同的工作而產(chǎn)生厭倦，甚至反感，即使自己并未發(fā)覺有反感，也會因為長期處于同一種狀態(tài)而失去對自己的調(diào)整機會，這必定會為長遠的職業(yè)發(fā)展埋下隱患。
所以，我們在進行工作或任務(wù)布局的時候，一定要給以下方面的工作留時間和空間。
★關(guān)愛家庭。因為工作而將家庭置之不顧或者顧不上的人確實很多，然而，不管你的發(fā)展如何，家庭始終是個人發(fā)展的最堅強后盾，也是事業(yè)和追求的支柱。
★鍛煉身體。我們常說，身體是革命的本錢。無疑，良好的身體狀態(tài)不僅是長久發(fā)展的基礎(chǔ)，也是高效工作的保障，所以，我們不管多么忙，都要鍛煉身體，給健康留下時間和空間，做好整體的任務(wù)布局。在我身邊，不乏這方面的反例，很多朋友原本計劃周末爬山，但每到周五晚上，一想到辛苦了一周，就決定放棄第二天的爬山計劃，而選擇在家休息。
★人脈維護。人際關(guān)系是需要維護的，我們不能總是等到有需要時，再來尋找和拓展人際關(guān)系。所以，我們也要為平時的人脈維護留時間，為以后的發(fā)展打基礎(chǔ)。
★適時放松與自我鼓勵。過一段時間，或者完成一階段的工作，我們都可以獎勵自己出去旅游一次，或者在當?shù)貐⒓右恍┬蓍e娛樂活動。這些自我獎勵，如同長跑途中的一些小獎賞，能使你不斷獲得動力。
★留有計劃外的時間。在計劃時間上，很重要的一步是不要過分安排自己的事情。如果把一天的時間都安排得滿滿的，沒有一點空閑，那么，一旦出現(xiàn)一種不可預(yù)料的危機或機遇，整個日程將被打亂。
★學習與總結(jié)。每一天結(jié)束時，回顧一下當天發(fā)生的事情。回想你成功的關(guān)鍵和失敗的地方，哪個地方下次能夠做得更好？誰幫助你擺脫了困境，誰妨礙了事情的進展？除此之外，我們最重要的任務(wù)，就是總結(jié)每天、每階段的任務(wù)，為下次同類的活動作準備。而這些，同樣需要時間。
連載八 清單革命：如何應(yīng)付越來越復(fù)雜的工作
隨著社會的進步，我們的工作也越來越復(fù)雜，壓力也越來越大。面對工作和壓力，人們習慣于列一個任務(wù)清單，來規(guī)劃自己的工作和時間。但是，隨著工作壓力的加大，你的任務(wù)清單也會慢慢失去控制。
要知道，一個沒有組織、沒有重點的任務(wù)清單，還不如沒有的好。因為一個稀松、堆砌的任務(wù)清單會耗費你大量的精力，讓你做出許多無用的努力，反而可能會加大你的壓力。如果你沒有計劃，沒有什么任務(wù)清單，你首先要做的肯定是你認為最緊急的事情，也許它并不能減輕你的壓力，但是很簡單，做完第一要緊的，就會去做第二要緊的，一步步來，簡潔干凈。如果你有一個堆砌的毫無章法的任務(wù)清單，它會讓你感到越來越困惑，沒有輕重緩急，也沒有主次之分，卻會通過各種不完整的、沒有頭緒的事情分散你的精力與時間，反而降低你的工作效率。所以，面對越來越復(fù)雜的工作，進行一次“清單革命”，就顯得尤為重要。是時候密切注意你的任務(wù)清單，做些修剪了。
修剪的前提是，我們要知道，任務(wù)清單是用來做什么的。可能有人會說，就是將我要做的事情列出來啊。這是不完整的定義，因為它并沒有定義任務(wù)列表的邊界和范圍。
首先，你的任務(wù)清單并不是你的愿望清單，不要單純地想到要做什么就都列上去。三思而后行，才是任務(wù)清單的開始，要知道，任務(wù)清單上的事情是必須要完成的。你希望鳥語花香、世界和平，這只是你的愿望，并不是任務(wù)。如果非要進行這件事的話，就要將它具體化，比如說周六買花籽、種花；周日參加某組織的活動，呼吁和平等，這才是應(yīng)該列在你任務(wù)清單上的事情。
其次，你的任務(wù)清單上的事情一定要明確，不能模棱兩可。比如“打掃衛(wèi)生”、“有關(guān)電腦的事”、“給某某打電話”等，這些任務(wù)都是模糊的、不清楚的，不容易轉(zhuǎn)化成行動的。如果你臨時請假了，你的同事接管你的任務(wù)后，就很容易誤解，不明白究竟要打掃哪里的衛(wèi)生？有關(guān)電腦的什么事情？給某某打電話說什么？所以，一定不要僅僅依賴你的大腦記憶去填寫你的任務(wù)清單，必須將任務(wù)完完整整、明確地列在表格上。即使你的記憶力很好，但如果每次查看列表時你都需要花費一點時間來回想具體的事情，就會產(chǎn)生不必要的時間浪費，同時接手后也會感到莫名其妙。你的任務(wù)清單應(yīng)該記錄的是以明確清楚的方式直接行動的任務(wù)，比如，打掃會議室、整理電腦程序、安裝殺毒軟件、給某某打電話咨詢商品報價等，這樣的一個清晰的任務(wù)清單放在這里，即使你不在，你的同事也可以照表幫你完成。
第三，你的清單上的任務(wù)應(yīng)該是重要并且緊急的，不應(yīng)該是不要緊的事情，比如去健身房鍛煉身體、喝八杯水等。要知道，任務(wù)清單并不是用來激發(fā)動力的，不要為了核對就把那些非常簡單的、習慣性的事情列在上面。鍛煉身體和喝水雖然也很重要，但是它并不是每天嚴格的任務(wù)，列這些上去只會沖淡任務(wù)清單的重要性。
當然，你的任務(wù)清單也并不是任務(wù)的“墳?zāi)埂�，不要把任�?wù)一直放在清單里消磨到死。如果有個任務(wù)在你的清單里面已經(jīng)延誤了，一直也沒有完成，而你也沒有因此被解雇或者降薪，那你也不必為此一直感到內(nèi)疚，那可能是因為這個任務(wù)不重要或者不緊急。沒有人有足夠的時間去把所有的事情都完成，如果任務(wù)過期了，可以嘗試將它移出清單。但是并不是你就有理由完全將那些過期的任務(wù)都劃掉不去完成，而是你要清楚地明白什么是重要的，什么是不值得你花精力和時間去耗費的。
試著瀏覽一下你的任務(wù)清單，是不是存在簡單的、習慣性的任務(wù)？還是存在模棱兩可的任務(wù)？抑或是你的愿望清單？如果存在，那就毫不猶豫地刪掉吧！花些精力來進行一下“清單革命”，確保你的任務(wù)都是重要的，該投入精力的，因為只有這樣才能更好地應(yīng)對越來越復(fù)雜的工作。要知道，任務(wù)清單并不是一個簡簡單單的列表，而是你對自己要完成的事情做一個有效率的個人的承諾。
連載九 按部就班：減少“意外”的特殊情況
越是重要的事情，越是難做的事情，就越需要做計劃。工作計劃就是把任務(wù)拆解，具體地分配到每一天的工作中。拆解得越細就越容易完成。剩下的就要看你的執(zhí)行力了，只要你按部就班地去做，根本沒有什么“計劃不如變化快”這種看似很有道理的自欺欺人之說。只有水到渠成，夢想才能成真。
但是，我們也總說“計劃沒有變化快”，殊不知，這“意外”很多時候反而成為我們拖延的借口。工作整理術(shù)，就是要減少工作中的這種“意外”。
有時我們的確會遇到一些“意外情況”，以至于我們不得不在計劃上做些小的調(diào)整，但是所謂的“意外情況”是不會天天出現(xiàn)的（因為天天發(fā)生的“意外情況”也就不能叫“意外”了，然而不是意外的事情，又是完全可以在計劃的時候把它的因素考慮進去的）。
任務(wù)整理術(shù)的一項重要任務(wù)，就是避免或減少“意外”情況的出現(xiàn)。工作過度而吃力的真正原因通常是沒有計劃。沒有計劃，你很可能被一些不在計劃之內(nèi)的事纏住，而該做的事做不完。如果你每天有計劃，那么你在每刻鐘之內(nèi)，都應(yīng)當知道要做什么事。
計劃不是一蹴而就的，任何人也沒有料事如神的本事，它是一個由宏觀到微觀、由粗到細逐漸分解逐漸細化的過程。開始，它可能只會告訴你要做哪幾件事（里程碑），后來逐漸告訴你每件事有哪些活動（目標分解），然后再告訴你每項活動應(yīng)該怎么去做（具體工作流程）。
將每一天分解成幾個部分。時間計劃有時會使人們受挫。而且“時間計劃”這個詞聽起來也很正式，所以我們用“工作效率”取而代之，這樣聽起來更順耳一些。時間計劃是計劃你的日工作效率，這樣才能充分有效地利用你的每一天，讓你在每一時刻內(nèi)都去做富有成效的事情。
此外，安排好所有重要的家庭、社會活動，記下重要的日期，例如家庭成員的生日、重要用戶的周年紀念日等。只有把大的事項分解為每周操作的、每天可做的任務(wù)，你才不會被大量的工作所壓倒。
堅持一邊工作一邊做準確的記錄。工作也許非常忙碌，讓人心力交瘁，但是不管有多忙，都不要等到這一天結(jié)束時才填寫日志，否則有些事情就會被遺漏掉。尤其是電話號碼、名字、地址及你將來需要的重要內(nèi)容，這些瑣碎的信息稍不留神就被忘得一干二凈，下次想起來往往不知從何尋找了。因此，養(yǎng)成隨時作記錄的習慣對你的事業(yè)是有幫助的。
每天結(jié)束時回顧一下當日發(fā)生的事情。例如回想你這一日成功的關(guān)鍵和失敗的地方，哪個地方下次能夠做得更好。再如誰幫助你擺脫了困境，誰妨礙了事情的進展，整體情況進展如何，具體情況怎么樣等。
當遇到上級布置階段工作計劃的任務(wù)時，不要把這項工作當做是交差了事的例行事項，而是應(yīng)當抓住這個機會，重新檢視自己的職場生涯規(guī)劃。對主管而言，你是在設(shè)定明年預(yù)計達成的工作目標，對自己而言，你是在設(shè)定自我突破的計劃。
同時，我們還要避免工作計劃流于形式，這就要求我們注意以下幾點：
�。�1）目標數(shù)字化。只有形容詞的空泛目標是沒有意義的，所以要把工作計劃的目標與內(nèi)容數(shù)字化，例如時間化、數(shù)量化、金額化。
（2）行動具體化。有了數(shù)字化的工作目標，還要附帶有效的執(zhí)行計劃。
�。�3）包含自己的成長計劃。你應(yīng)該同時研擬年度的自我學習及成長計劃，使之與工作相輔相成。
（4）與主管面對面溝通。不要只用電子郵件把工作計劃傳送給主管。這樣，你可以透過主管的表情與肢體動作，更清楚地了解主管對你的各項目工作計劃的看法。
做工作計劃，按計劃工作。計劃和變化本來就是相輔相成的，沒有計劃，變化從何談起？有變化則恰恰證明了計劃的重要性�！坝媱澸s不上變化”是因為計劃做得不夠周全。
連載十 處理完文件要及時歸檔
周一的早上，曉軍剛開始一天的工作，老板就匆匆走過來，向曉軍要他們最近剛做完的一個項目的總結(jié)報告。曉軍一聽，覺得自己表現(xiàn)的機會來了�！皼]問題，李總，我這就給您找……我上周五還對格式做了點調(diào)整呢……”曉軍一邊說，一邊在電腦上找起來。
老板所要的項目報告，是曉軍所在部門近期的一項重要工作，原本應(yīng)該由部門的負責人張經(jīng)理向老板匯報，但是張經(jīng)理臨時有任務(wù)出差在外，而周一的例會需要討論相關(guān)事宜。曉軍平時的匯報對象并不是老板，所以，這是個很好的讓老板注意自己的機會，難怪曉軍如此積極。
然而，1分鐘過去了，2分鐘過去了……
“你這到底有沒有�。俊崩习迦滩蛔柫�。
“肯定有，我前兩天還改過的呢，您再等等�！�
又是幾分鐘過去了。
“算了，別找了。來不及了，我得開會去了。”老板終于等不及，略有些生氣，扭頭就走了。
不知道這樣的情況在你身上是否曾經(jīng)發(fā)生過？最新做的方案忘了保存在哪里，又或者別人需要的信息總是找不到，既浪費了時間，又錯過了機會。
想象一下，每當別人問起某事時，你微笑著，從容地在電腦中找出文件，快速給出答案，這是多么有效率而又表現(xiàn)自己能力的機會啊。可見，處理完的文檔及時歸檔，是多么重要的工作一環(huán)，也是重要的整理一環(huán)。
處理完后還原，使用過后歸檔，這是整理術(shù)對普通職場人提出的基本要求。
當你從同事、客戶發(fā)來的電子郵件里接收到一個文件時，很容易就想把它暫時放起來。也許你當時心里還在想：嗯，看起來蠻有意思的，等我有了時間，我再來詳細看。甚至，連下載都不下載，直接留在收件箱里。結(jié)果可想而知，這樣的郵件越積越多，當你發(fā)現(xiàn)已經(jīng)有成百上千封這樣的“歷史郵件”需要你處理時，你根本不可能抽出時間來重新整理。
每一個普通的工作日，我們都要處理各種文件、報告、圖表，這些文件如同潮水一般從各個地方涌來，一旦處理不及時，我們就會被拍倒在“無盡頭的任務(wù)沙灘上”。所以，及時將處理完的文件歸檔，對于日常工作來說非常必要。
實物文件也需要及時歸檔或歸位。這需要我們像孩子在學校學的那樣，規(guī)定好物品的擺放位置，使用完之后一定要馬上把物品歸放原位。當然，這就要求我們對自己物品的擺放有一套嚴格遵守的規(guī)則。比如辦公桌左前側(cè)擺放的是工作相關(guān)的文件，而右前側(cè)擺放的是工作所需的工具。規(guī)則定好之后，切不可隨意破壞，否則過不了兩天，你的辦公桌面又會亂作一團。
無形的信息也是如此，不管是電腦中的文檔，還是手機中的短信，甚至郵箱中的郵件，使用完畢應(yīng)及時整理，無用的刪除，有用的歸檔，這應(yīng)當成為伴隨我們終身的好習慣。
及時歸檔，還需要注意千萬別留戀一些不必要的文件，要勇于放棄和舍得。只需要花一點時間來瀏覽一下內(nèi)容，確定其與工作有關(guān)再保存。無關(guān)的文件—一律“殺無赦”。
連載十一 提升信息層次，減少信息包袱
我們經(jīng)常問的一個問題是：時間花到哪里去了？
由于散亂失序，許多時間被花在尋找有用的信息上。更多的時間則用于制造、尋找和接受無用的信息。
在這個信息泛濫的時代，什么樣的信息才是有價值的，什么樣的信息才能創(chuàng)造價值，太多的人在人云亦云，失去了自己的判斷力。在這樣的情況下，我們要怎么樣判斷信息？我認為，只有經(jīng)過選擇、整理或者是整合之后的信息，才是最有價值的信息。
在信息未經(jīng)過整合之前，只是按照原始的粗糙的順序來組織，與需求有很大的區(qū)別；而在經(jīng)過整理之后，既能成為自身認識的一部分，又能更加規(guī)則和精細，并便于我們識別和應(yīng)用。
但即便如此，我們?nèi)匀槐桓鞣N各樣的信息所包圍：辦公室每天都會積累大量的紙和雜志，這些文件和資料越堆越多，最后不得不通過大掃除來清理。在電腦的內(nèi)部，在電腦的桌面上，在“資源管理器”中，也同樣充斥著大量的電子文件，有的朋友面臨這個問題時，往往考慮的是增加硬盤或者再換一臺新的電腦。
事實上，我們真正需要的是坐下來，好好想想，哪些信息才是我們需要的信息，哪些信息完全可以忽略。
這首先是一個關(guān)于標準的問題，即判別信息有用無用的“標準”。前面我提到了很多判斷信息的詞匯，比如“有價值”“重要”等，不錯，這些都是重要的依據(jù)，但同時，這些詞也很模糊，因為每個人自身的工作情況和知識結(jié)構(gòu)不同，具體的情況也有差異。
而在這一部分，我還要提到一個詞，就是信息的“層次”。
作為有追求或有成長需求的職場人士，我們應(yīng)當追求更高層次的信息，同時拋棄層次較低的信息，以減少信息包袱。
長期的知識工作，使我深刻認識到：信息是有層次的。比如，同樣是金融行業(yè)的信息，有的媒體關(guān)注的是現(xiàn)象后面的規(guī)律，又或者挖掘一些影響事件的真正動因，以使其讀者能夠引以為鑒；而有的媒體則熱衷于“抖料”，將人物的只言片語放大，形成噱頭。兩相對比，層次便可分出高下。
更糟糕的是，當前涌現(xiàn)的很多八卦書報、雜志，既沒有“營養(yǎng)”，又會浪費我們大量的寶貴時間。我們在信息整理的過程中，需要重視層次的需求，用有品位的書代替八卦書報雜志。多嘗試閱讀一些較深入的論著，又或者是更具美感的，如文學、藝術(shù)等方面的書。
以此延展，我們的信息接收方式也需要提升，比如減少瀏覽門戶網(wǎng)站或娛樂新聞的時間，這些時間我們不僅可以用來讀書、寫作，還能外出運動健身，既能帶來快樂，又能豐富心靈。
連載十二 給名片標上關(guān)鍵信息
對于所有接觸過、交往過的人，我們不需要完全一致對待，也就是說，管理人脈的第一步，是要給所交往過的人貼上標簽—哪些是你能信任的？哪些是能幫助到你的？哪些是需要你用心對待的？先評估價值與作用，再貼上標簽，這是管理好人脈的第一步。而名片作為最直接的身份證明，是貼標簽的最佳載體。
每當參加完活動，或者有客人拜訪，晚上千萬不要偷懶，花幾分鐘把當天收集到的名片整理一下，這將使以后的名片及人脈管理更加方便。其實要做的事情很簡單：給新接收的名片標上關(guān)鍵信息。如見面的地點、日期，以及其他便于日后回憶的關(guān)鍵信息等，這些關(guān)鍵信息不僅能夠幫助我們回憶雙方交往的細節(jié)，還能提高你所接觸的人脈資源的利用率。
這一簡單的動作，就可以把名片的分類、分級工作做出來，比如有項目合作可能的，可以在上面標上項目的方向以及是否重要或緊急。比如，我在收到的一些名片上就標注過以下信息：
★2008.12.3，國貿(mào)，讀書沙龍合作，重要
★2009.5.18，南京，代理，常聯(lián)系
★2011.11.8，濟南，普通維護
……
當然，大多數(shù)的名片都沒有寫得這么詳細，特別是一些無所謂再聯(lián)系的人，尤其是在參加完一次大型會議之后，一下子收到上百張名片，每張都寫上關(guān)鍵信息也是比較費勁的事情，所以，在這種情況下，我只挑出當時溝通得比較充分，而且會有進一步溝通或合作的人的名片，給這類名片標上關(guān)鍵信息。其他的名片則只標上日期，因為日期簡單易記，而且也方便日后通過日期來查看自己的日程，通過日程來回憶地點、事項等。
這樣做還有一個好處，就是當你想不起當天見過誰的時候，可以通過日期來查名片，以防忽略了某些交往過的朋友。
不過，千萬要記住的是，不要當著對方的面記錄信息。有些人為了記住初次見面的人，往往當著對方的面，在名片上標記對方的信息，這是非常不禮貌的行為。因為在國際通行的交際禮儀中，名片在商務(wù)活動中代表著個人的身份，尊重名片是尊重對方的一種表現(xiàn)，除非是對方自己在名片上簽名，否則，其他人在名片上涂寫都是不尊重對方的行為。
所以，我們收到名片后，只能先努力將重要信息記在心中，直到結(jié)束會面或者確認對方不在場時，才能夠在名片上書寫信息。如果在雙方已經(jīng)落座并開始談話或者商談時擔心忘記對方的名字，可以將對方的名片放在自己面前的桌子上，這種做法并不失禮。特別是當對方人數(shù)較多，難以一下記住時，可以按照對方座位的順序來擺放名片，在談話過程中找機會對照名片加強記憶。
連載十三 做一份定期溝通表
前文曾提到人脈資源如何通過管理成為資源，而接下來要實現(xiàn)的行動，更是不可或缺的重要環(huán)節(jié)。人脈必須經(jīng)營，和投資理財一樣，不斷付出，才會有長期的回報。除了致力于拓展新的人際關(guān)系之外，我們還需要定期整理自己的人脈，并固定成為一種習慣。
李明在某500強公司中任產(chǎn)品經(jīng)理，進入公司的最初幾年，他一直做著最基礎(chǔ)的技術(shù)工作，盡管申請調(diào)崗的機會已經(jīng)過了幾輪，但是李明每次都無法晉升，直到他掌握了整理人脈的方式。
從他向我們展示的用EXCEL表格做成的通訊錄中，我看到了用心整理的完美工具：他把所有認識的人按行業(yè)、性別等不同組合進行歸類，比如男同學、女同學、中學同學、大學同學、普通朋友、重要朋友、客戶、合作伙伴、老師等。
在此基礎(chǔ)上，更讓人敬重的，是李明的定期溝通規(guī)則。因為不可能和每個人都保持很密切的聯(lián)系，所以李明根據(jù)各個聯(lián)系人的情況，制訂出不同等級的聯(lián)系頻率，比如“每月”“每年”“重大節(jié)假日”“生日聯(lián)系”等。
而且，其聯(lián)系辦法也作了細致的計劃，如“打電話”“寄明信片”“電子郵件”“短信”“QQ”等，于是，每到了自我約定的時間，李明只要看著表中的方法，相應(yīng)地進行聯(lián)系，就完成了他這些人脈的維護工作。
通過這種有效的保持聯(lián)系的方式，李明不斷加深著自己在別人心中的印象，也增加了朋友們的好感，當有需要運用這些人脈資源時，他也得到了很好的回報。憑借著人脈關(guān)系的拓展，李明的業(yè)務(wù)局面一下子打開，也順利地從技術(shù)型過渡到大客戶定制型的產(chǎn)品經(jīng)理。
人際關(guān)系是第一生產(chǎn)力，因此，我們要像管理金錢一樣來管理人脈資源，甚至，我們要投入比管理金錢更多的精力。根據(jù)不同的層次以及分類，我們可以確定相應(yīng)的聯(lián)系、拜訪、聚會頻次。
即便如此，我們?nèi)匀徊荒芎雎砸恍╇S機的聯(lián)系。比如感覺需要與朋友傾訴，或者想起有客戶有一段時間沒聯(lián)系，而預(yù)定的聯(lián)系日期還遠未到來時，不妨馬上打一個問候的電話或發(fā)一條祝福的短信，又或者通過QQ、MSN等工具進行即時的溝通交流。這將是對表格管理的最佳補充。
人脈資源的積累需要多年的努力。任何一個人脈以及由此所延伸出去的相關(guān)人脈，都不會在一朝一夕中形成，而是伴隨著長久的關(guān)懷與付出。這如同“持久戰(zhàn)”，貫穿我們的整個生命過程。所以定期維護的習慣一旦養(yǎng)成，人脈整理也就會得心應(yīng)手了。
連載十五 及時減壓，工作再忙也要透透氣
情緒整理術(shù)的一個很關(guān)鍵的步驟就是“及時減壓”。在工作中，每個人都會承受各種不同的壓力，這樣的壓力使我們的內(nèi)心得不到放松，直接影響了工作的心情以及效率。如果不想被壓力牽著鼻子走，就要想辦法解決這樣的困擾，及時減壓。
老王是個公認的好脾氣，在公司人緣非常好，待人和善，性情溫和，幾乎沒見過他生氣的時候。有一天，小李去他家拜訪的時候，一件事情引起了他的好奇。老王正站在樓頂上對著天上飛過的飛機吼叫。小李不解地問其原因。老王這樣說：“我家住在機場附近，每次過飛機的時候，都有很大的聲音。慢慢我就養(yǎng)成了一種習慣，每當心情不好，遇到挫折或者受委屈的時候，我就爬到樓頂上，對著飛過的飛機放聲大吼。等飛機飛走了，我的壓力、怒氣也一并帶走了�！毙±罨腥淮笪颍弘y怪老王的脾氣這么好，原來是因為他懂得及時減壓，適時地調(diào)整和宣泄自己的情緒而已。
在壓力面前，很多人都是滿腹牢騷和怨言，如果得不到釋放，就會焦躁不安，甚至造成心理疾病，所以要想減輕壓力，就要學會“透氣”，找到適當?shù)姆绞叫钩鰜怼?br/> 心理學家研究發(fā)現(xiàn)，自言自語是一種行之有效的精神放松術(shù)，也是一種很健康的緩解精神壓力的方法。如果工作上遇到困難或者不愉快的事情，不妨把它說出來。可以用自我抒發(fā)的方式對著自己說一通，可以是傾訴，也可以是發(fā)牢騷，甚至是宣泄，這樣都能夠很好地調(diào)節(jié)情緒，緩解壓力，擺脫心理負擔。比如挨了上司的批評后，心中憤憤不平時，就可以嘗試獨自“控訴”一番：“哼！有什么了不起的？誰沒有犯錯的時候呢？以后改了不就行了，至于這樣嗎？懶得理你！”一通發(fā)泄之后，怒氣也就消了，繼續(xù)工作吧！
尤其是在工作緊張、思緒紊亂之時，自己的聲調(diào)會起到一種鎮(zhèn)靜的作用，不僅能夠“一吐為快”，還能夠發(fā)泄怒氣，進而減少對別人的侵犯行為，使你很快從不愉快中走出來，以更加積極的心態(tài)面對工作。
專注地做一些小事也是調(diào)整心境、拋開生活煩惱、享受生活的好方法。
李經(jīng)理因為工作壓力大，神經(jīng)總是極度緊張，進行了很多次心理治療都沒有什么效果。他每天都沉浸在工作的壓力中，連打場球都是商場心理戰(zhàn)。后來一位心理學專家給他提出建議，讓他每天專注地找一些小事來做，其他什么都不想。在專家的建議下，李經(jīng)理在辦公室里養(yǎng)了一盆花，每天都抽出10分鐘來照顧它，澆水、施肥、清洗……在精心的照料下，這盆花茁壯成長，開出了很多美麗的花朵，李經(jīng)理的心也逐漸沉靜下來，緊張的神經(jīng)得到放松，重新找到了生活的美好。
不要小看工作之余的這些小事，它不僅可以豐富你的生活，提升你的精神境界，對你緊張的心情、繁重的壓力也會起到緩解與消釋的作用。每天嘗試專注做一些小事，從一個寧靜的心情開始，你的職業(yè)生活也會越來越美好。
連載十六 重新審視那些困擾著你的事
人生在世，總是會遇到各種困擾。面對這些困擾，如果你一直焦躁地想要逃脫，反而容易被它們套牢，得不到解脫。情緒整理術(shù)提示大家，換個角度想問題，重新審視那些困擾你的事，也許會有意想不到的效果。世界依舊，處世的態(tài)度會影響到你對事物的判斷，進而影響你的效率，悲觀者眼中的空洞也許恰恰是樂觀者眼中的甜甜圈。
邁克一家一直過著窮困的生活，為此他自怨自艾，整日抱怨，不想工作。恰逢天使降臨人間，想要幫助別人解決痛苦。邁克向天使哭訴：“天使啊，救救我吧，我的生活非常糟糕，我有4個孩子，還有我的妻子、我的父母，共同住在一個小房子里。空間太小了，導(dǎo)致大家每天都在爭吵，在這樣令人煩惱的環(huán)境中，我無法正常工作！”
天使笑了：“你的生活真是糟糕，不過我會幫助你的！你現(xiàn)在回家把你的家畜都帶到你的小房子里，和它們一起生活一段時間吧！”聽完天使的話，邁克很困惑，但還是這樣做了。
他回到家，把家里養(yǎng)的雞、鴨、牛、羊都養(yǎng)在了屋子里，他堅信天使會幫助他。但是幾天過去了，邁克感到更煩惱了，那些家畜每天亂叫，隨處排泄，使他本來狹小的房子更加擁擠不說，環(huán)境也越來越糟。
邁克找到天使：“天使啊，我要崩潰了，我按照你的方法，把家畜養(yǎng)在屋子里，但是生活卻更加糟糕了！”天使微微一笑：“那就把它們趕出去唄！家畜還是應(yīng)該養(yǎng)在院子里才對�！�
邁克無奈地回到家，把家畜都趕到了院子里，一家人一起把房子重新打掃了一遍，回歸了原來的樣子……
第二天，邁克高興地跑到天使面前：“天啊，把那些家畜趕出去后，我才發(fā)現(xiàn)，原來的我家是那樣美好、寬敞、整潔！謝謝你帶給我美好的家，我要努力工作了！”
可是，天使究竟做了什么？邁克的家沒有絲毫地改變，改變的只是他的心態(tài)。心態(tài)不同，角度不同，事情也自然不同。這個故事雖然很荒誕，但卻告訴我們一個道理：其實，我們所處的世界并沒有什么不同，只是個人內(nèi)在的處世態(tài)度不同罷了。
擁有快樂幸福的生活是每個人都向往的，也是我們不懈努力追求的目標。但是，生活中總是會有很多事情令我們傷心難過，給我們造成困擾。面對這些困擾時，不妨重新審視一下，換個角度想問題，也許一切就迎刃而解了。你會發(fā)現(xiàn)當你看待問題的心情不同時，很多問題的結(jié)果也會不一樣的。
有一天，張麗乘出租車時，遇上堵車，等了好久也無法前進，出租車司機非常氣憤，焦躁地敲著方向盤。張麗為了緩解司機的焦躁情緒就隨口和他攀談起來：“最近生意好嗎？”司機憤憤地說：“有什么好？每天工作十幾個小時，也賺不到什么錢，真是遭罪！”
張麗想到，贊美應(yīng)該能讓人高興并輕松，于是趕緊換話題�！澳愕能嚭艽蠛軐挸ǎ幢闶侨�，也讓人覺得很舒服！”司機打斷了她的話，激動地說：“舒服什么��？你連續(xù)坐12個小時看看？”接著他又不停地開始抱怨，從抱怨天氣到抱怨交通狀況，在他看來好像沒有一件事情值得他高興。
過了幾天，張麗又乘出租車，又碰到和上次一樣的堵車狀況。這次是一位女司機，這位女司機不慌不忙地打開收音機，放了一首舒緩的音樂，嘴里還輕輕地哼唱。張麗說道：“看來你今天心情很好嘛！”女司機笑了：“我每天都是這樣啊，每天心情都很好�！睆堺愊肫鹕洗文俏凰緳C的話，覺得司機是個很辛苦的職業(yè)，于是很想知道是什么讓這位女司機這樣開心，就和這位女司機聊了起來。
了解之后，張麗發(fā)現(xiàn)，這位女司機的生活也很一般，她有兩個孩子，父母的身體不太好，她和她先生輪流開出租車，但是她一點也不覺得這樣的生活不好。女司機說：“我總是換個角度想問題，開車是一件很幸福的事情，接待不同的客人，免費去不同的地方，就當做旅游了。比如，今天我出來開車，你要去郊區(qū)，就相當于你花錢請我去郊區(qū)玩一圈。平時我很少有時間去郊區(qū)的，到那里可以看看沿途的風景，呼吸新鮮的空氣，不需要花錢，還可以掙錢，這不是很開心的事情嗎？”
同樣的事情，用不同的心態(tài)去看待差別竟是如此之大。很多事情如果進行換位思考，你會發(fā)現(xiàn)你的心情就不會那么糟糕了。心情的好壞在于你看待問題的角度，只要你自己想快樂，是沒人能夠阻止你的。遇到困擾時，不妨重新審視一下，換個角度。聰明的人總是快樂的，因為他們知道如何讓自己有好的心情，只有愚蠢的人才會有那么多憂傷。
連載十七 把標準放低些，讓生活簡單化
高度發(fā)展的社會讓我們的生活變得越來越復(fù)雜，我們總是在渴望這個，渴望那個。結(jié)果，我們給本就簡單的生活平添了很多復(fù)雜的元素，導(dǎo)致我們的心靈呼吸都困難起來。其實，如果能夠真正體悟到生命的本真力量，就會更加珍惜我們身邊的一切，更加懂得簡單生活的可貴與美好。
有一個哲學家，平日里總感覺自己的生活不盡如人意，總是希望自己能夠再上升一個層次。結(jié)果，有一天，他在散步時，由于走路不專心，一不小心掉進了水里。他不會游泳，在水中掙扎了很久，險些丟了性命，幸好有路人經(jīng)過，將他救了起來。被救上岸后，他說出了第一句話：“呼吸空氣是一件多么幸福的事！”
還有一個富人，他覺得自己十分幸福，擁有自己的公司、豪宅、名車，總是吃著山珍海味，于是，他便十分鄙視窮人。一天，他在海灘旅游時，遇見一個撿破爛的窮人，他便問窮人，什么是幸福。窮人說：“幸福就是現(xiàn)在�！备蝗丝粗F人的茅舍，破舊的衣著，輕蔑地說：“這怎么能叫幸福？我的幸福可是百間豪宅，千名奴仆啊。”結(jié)果，回到豪宅的富翁，不久之后就遭遇到了災(zāi)難：一場大火把富人的百間豪宅燒得片甲不留，奴仆們各奔東西，他的公司也因危機而欠債。一夜之間，富人淪為乞丐。炎熱的夏天，汗流浹背的乞丐路過窮人的茅舍，想討口水喝。窮人端來一大碗清涼的水，問他：“你現(xiàn)在認為什么是幸福？”乞丐眼巴巴地說：“幸福就是活著，還有，幸福就是能夠讓我喝到水，讓我吃飽飯……”
這兩個故事，都在向我們說明同一個道理：幸福的生活原本就很簡單。體悟到幸福真諦的那位哲學家一直活到了100歲，臨終前，他滿臉微笑，他還在說：“幸福真的很簡單，它就像呼吸那般簡單�！�
的確，幸福的標準各異，每人心中都有一把尺子，每人都在拿自己的尺子衡量著自己生活的幸福度。有人認為，豐衣足食，居有定所，一生吃穿不愁，生活舒適就是幸福；有人認為，雁過留聲，人過留名，身后能為世界留點遺產(chǎn)，在世界留點名聲，功成名就就是幸福；有人認為兩情相悅，與愛人廝守一生，愛情永恒就是幸福；有人認為，健康平安，無疾而終就是幸�！牵F(xiàn)在要告誡大家的是，無論你心中有怎樣的一種幸福尺度，都請一定要生活在自己所能承受的尺度之內(nèi)。也就是說，不要把幸福的標準定得太高。
生命中的任何一件小事，只要你細心品味過，可以說都與幸福有關(guān)。正如上面所說，在不同的情境下，我們的幸福尺度會發(fā)生變化，只要我們能保持一顆簡單的心，我們就能享受到最簡單的美好。同樣一個人，當他饑餓口渴時，他會覺得一塊番薯、一口涼水就是幸福；當他吃飽喝足后，山珍海味、玉液瓊漿也成了負擔。能夠體悟到簡單的幸福的人，一定是懂得享受人生的人。這樣的人，深深懂得，人生只有一次，用享受的態(tài)度來度過每一天，肯定要勝過不懂幸福的一生。
想要做一個一直幸福的人，就需要把自己幸福的標準放低點。放低幸福的標準，是為了讓我們更好地感受到幸福，而不是為了讓我們庸庸碌碌，甘于平淡。我們要做的，是在自己的能力范圍內(nèi)，盡力發(fā)揮自己最大的才智，用享受的態(tài)度來獲得自己所需，然后用享受的態(tài)度來感受生命帶給我們的美好。
美國哲學家梭羅有一句名言發(fā)人深�。骸昂唵吸c，再簡單點兒！”在他自己親身體驗之后，他發(fā)現(xiàn)，當他把生活上的需要簡化到最低限度時，生活反而更加充實。因為他已經(jīng)無須為了滿足那些不必要的欲望而使心神分散。親愛的朋友，如果你目前正在為復(fù)雜的生活而煩惱，正在因為種種壓力而覺得苦不堪言，不妨給自己卸下這些捆綁，讓自己重歸簡單，享受一下生命最初的美好狀態(tài)！
連載十八 日事日清：莫讓工作任務(wù)不斷堆積
我們每做一件事情，都需要花費一定的成本，其中，時間就是成本之一。如果不能夠日事日清，總是明日復(fù)明日，一直拖下去，工作總量還是那么多，時間卻花掉好幾倍，壓力也會越來越大，這是得不償失的。只有日事日清，不讓工作堆積，才能提高你的工作效率。
“明日復(fù)明日，萬事成蹉跎”，今天能完成的事不要留到明天，因為明天還有明天的事，就像昨天的事情已經(jīng)永遠成為過去，無法挽回一樣。但是，許多人卻因為自制力不強，習慣性地把本該在今天完成的事情拖到明天。到了明天，發(fā)現(xiàn)要做的事又增加了不少，于是又將其中的一部分事情拖到了后天。以此類推，事情越積越多，他發(fā)現(xiàn)自己總是有做不完的事，于是開始抱怨連連，心浮氣躁，可是又沒有辦法，只好一直都背著包袱工作。
其實，在工作中，只有按照計劃有條不紊地完成任務(wù)，才不至于最后多項工作積壓，弄得焦頭爛額，手忙腳亂。要知道，人總是有惰性的，一旦拖了一天，就會習慣性地放松第二天的工作，最后往往為了應(yīng)付，敷衍了事。長此以往，不僅工作做不好，自己的生活也會一團亂。
要做到日事日清，就馬上行動，每天一定要有計劃，節(jié)約時間，把工作落實，這樣的話，才能既把工作做好，又能將工作分散，從而輕松應(yīng)對。堅持這個原則，可以保證我們的工作正常有序且被保質(zhì)保量地完成。
下面為大家提供幾個“日事日清”的小技巧供大家參考：
�。�1）養(yǎng)成習慣性早起的習慣。
�。�2）定期清理自己的計劃表，把與計劃相關(guān)的資料準備好。
�。�3）做事情要從簡單的事情做起。
�。�4）把那些大塊的時間留給難做的事。
�。�5）遠離手機、網(wǎng)絡(luò)等外部干擾。
�。�6）工作與休息要相協(xié)調(diào)，避免高負荷地工作。
�。�7）事情做完了，要適當獎勵自己。
這個世界是瞬息萬變的，下一刻會有什么沒有人會知道，很多沒有成功的人就是因為拖延而喪失了一個大好機會，從那之后就停滯不前了。而真正成功的人是必須要擺脫拖延的壞習慣的，今天的事一定要在今天完成，因為明天還有新的事情。真正地做到“今日事今日畢”，成功就在前面不遠處。
用比爾?蓋茨說過的一句話來總結(jié)：“凡是將應(yīng)該做的事拖延而不立刻去做，而想留待將來再做的人總是弱者。凡是有力量、有能耐的人，都會在對一件事情充滿興趣、充滿熱忱的時候，就立刻迎頭去做。”
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